Gerhard Kwasnik GHK-Consulting

Online-Beratung als preiswerte Alternative

Eine Online-Beratung ersetzt nicht die traditionelle Unternehmensberatung, kann jedoch gerade bei einzelfallbezogenen oder wenig komplexen Themen eine wertvolle Alternative sein.

Gerade für kleinere und mittlere Unternehmen ist eine Onlineberatung immer dann sinnvoll, wenn die zu klärenden Fragen oder kleineren Projekte nicht übermäßig komplex sind. In diesem Fall führt der Service zu einer deutlich spürbaren Geld- und Zeitersparnis gegenüber der traditionellen Unternehmensberatung.

Online-Beratung - Methoden

Verschiedene Methoden der Online-Beratung sind möglich. Eine flexible und bedarfsgerechte Auswahl der Methoden führt zum Erfolg. Wahlweise werden E-Mail, Telefon, Videokonferenzen, Messenger, Software zur Online-Zusammenarbeit oder Workflow-Lösungen eingesetzt und auf die jeweiligen Aufgaben abgestimmt. Häufig wird ein Thema online gemeinsam zwischen Berater und Klient erarbeitet - der optimale Weg bei personellen und finanziellen Fragestellungen.

Online-Beratung - Ablauf

Sie teilen uns Ihre Fragestellung und gegebenenfalls Ihre Preisvorstellungen durch E-Mail mit. 

Zuerst muss geklärt werden, ob die Online-Beratung bei der vorliegenden Themenstellung die Vorgehensweise der Wahl ist. Dies geschieht in der Regel in einem ersten Telefonat, bei dem Sie Ihr Anliegen vorstellen. Wir schätzen auf der Grundlage Ihrer Angaben die Möglichkeiten ab und besprechen Ihre Zeit- und Zielvorgaben. Müssen wir Ihre Preisvorstellungen ablehnen, unterbreiten wir Ihnen ein Gegenangebot. 

Fällt die Entscheidung zugunsten der Online-Beratung, bestätigen wir Ihnen per Mail die vereinbarten Rahmenbedingungen. Alle weiteren Gespräche, Informationsvermittlungen und Beratungen finden dann wahlweise telefonisch, durch Videokonferenz, Messenger, div. Onlineplattformen oder per E-Mail statt. Nach Abschluss des Projekts erhalten Sie eine Rechnung. 

Online-Beratung - Anfrage

Wenn Sie eine Fragestellung mit Hilfe der Online-Beratung lösen wollen, senden Sie uns eine E-Mail mit den folgenden Angaben:

• Ihre fachliche Anfrage

• Ihre E-Mail-Adresse, mit Telefonnummer für Rückfragen

• Ihre Firmenadresse (Rechnungsanschrift)

• gegebenenfalls, Ihre Preisvorstellungen

Wir melden uns wochentags in der Regel innerhalb von 24 Stunden!

Nutzen Sie doch das Kontaktformular auf unserer Webseite!

Organisationsberatung / Organisationsanalysen

Organisatorische Fehlsteuerungen verhindern Flexibilität und kosten Geld. Sobald Mengengerüste, Organisationsstrukturen, Qualifikation der Beschäftigten und eingesetzte Instrumente objektiv ermittelt sind, können oft erhebliche Leistungsreserven entdeckt werden. Strukturen und Prozesse werden definiert, optimiert und klare Verantwortlichkeiten festgelegt. Schulungen versetzen Mitarbeiter/innen in die Lage, sich und ihr Arbeitsumfeld weiter zu entwickeln.

Wir führen

Organisationsberatung / Organisationsanalysen

• in Energieversorgungsunternehmen (Stadtwerke und Eigenbetriebe),

• in Nahverkehrsunternehmen

• und in kleineren und mittleren Unternehmen 

durch.

Allgemeines / Grundsätzliches

• Wir beziehen "Betroffene" ein, so dass wir die größt mögliche Akzeptanz erreichen.

• Wir arbeiten nachhaltig

• Jeder Klient ist anders, wir entwickeln individuelle und damit passende, "umsetzbare" Lösungen.

Leistungen (Beispiele)

• Aufbauorganisation - Überprüfen - Optimieren - Dokumentieren

• Ablauforganisation - Überprüfen - Optimieren - Dokumentieren

• Überprüfen des hierarschischen Aufbaus (sind die Über- und Unterstellungsverhältnisse zielführend?)

• Optimierung und Standardisierung kaufmännischer Abläufe

• Erstellung von Anforderungsprofilen und Stellenbeschreibungen

• Prozess-Gestaltung und -optimierung

• Schnittstellenanalysen

• Untersuchung Interne und Externe Kommunikation

• Analyse und Einsatz der Organisationsmittel (EDV, Software)

• Richtige Zuordnung von Wissen, Informationen und Erfahrungen

• Arbeitszeitmodelle

• Steuerungsinstrumente

• Flexibilisierung des Personaleinsatzes (unter Einbindung der Arbeitnehmervertretung)

• Moderation und Begleitung von Change Prozessen

• Konfliktbewältigung

• Durchführung von Mitarbeiterschulungen

• Möglichkeiten interner und externer Zusammenarbeit

Vorgehensweise im Projekt

• Festlegen des Untersuchungsumfangs und -zeitraums mit dem Auftraggeber

• Istaufnahme - Die erforderlichen Hilfsmittel und interne Unterstützung werden nach Bedarf mit dem Auftraggeber abgestimmt.

• Rückmeldung und Erörterung der Ergebnisse und Erkenntnisse mit dem Auftraggeber

• Berichterstellung mit anschließender Präsentation

• Interne Umsetzung der beschlssenen Maßnahmen je nach Auftragsumfang

Kostenmanagement - Kostenkontrolle - Kostenkonsolidierung - Haushaltskosolidierung

Wir führen

Projekte zum Kostenmanagement

• in Energieversorgungsunternehmen (Stadtwerke und Eigenbetriebe),

• in Eigenbetrieben,

• in Nahverkehrsunternehmen

• und in kleineren und mittleren Unternehmen 

durch.

Allgemeines / Grundsätzliches

• Wir beziehen "Betroffene" ein, so dass wir eine größt mögliche Akzeptanz erreichen.

• Wir arbeiten nachhaltig

• Jeder Klient ist anders, wir entwickeln individuelle und damit passende, "umsetzbare" Lösungsansätze.

Untersuchungsbereiche (Beispiele)

• Personalkosten

• Einkauf

• Raumkosten

• Fuhrpark

• Kommunikation

• EDV

Leistungen (Beispiele)

• Überprüfen der Aufbau- und Ablaufstrukturen

• Entwickeln von Einsparkonzepten mit dem Auftraggeber

• Wo liegen die Schwachstellen? (Schwachstellenanalyse)

• Identifizierung nicht werthaltiger Kosten

• Untersuchung der Gemeinkosten

• Überprüfen mit welchen Produkten/Kunden kein Geld verdient wird

• Überprüfung der IT-Kosten / Softwarekosten

• Unterstützung bei Make or Buy Entscheidungen

Vorgehensweise - allgemein (grob umrissen)

• Ist-Analyse
Wie ist die Ausgangslage?

• Konkurrenzanalyse

• Wie hoch sind die Kosten potentieller Konkurrenten? Was kosten die Leistungen bei einem externen Anbieter

• Festlegen der Eckpunkte
Wo und in welcher Höhe müssen die Kosten sinken? Welcher Service-Level ist erforderlich?

• Risikoanalyse
Was sind die Folgen, wenn Kosten gestrichen werden? Wo können sich unerwünschte Effekte ergeben?

• Auswahl der Methoden und Instrumente in Projektteam

• Präsentation der Ergbnisse und Bericht

• Umsetzung der Ergebnisse sofern vertraglich vereinbar

Personalcontrolling

Was ist Personalcontrolling?

Personalcontrolling gehört zum Bereich des Personalwesens. Diesen Begriff gibt es erst seit Mitte der 1980er Jahre und er fasst die Teilaufgaben der Personalwirtschaft zusammen.

Fälschlicherweise wird Controlling oft mit Kontrolle übersetzt. Während es sich bei Kontrolle um einen vergangenheitsorientierten und statistischen Vorgang handelt, bezieht sich Steuerung (richtige Übersetzung des Begriffes) eher auf die zukunftsorientierte Betrachtung.

Prof. Dr. Rolf Bühner, 1994: „... die Ausrichtung der Planung, Steuerung und Kontrolle

personalwirtschaftlicher Prozesse auf den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens ...mit dem besonderen Anspruch, Wirtschaftlichkeitspotenziale offenzulegen und freizusetzen.“.

Aufgaben des Personalcontrolling

Zentrale Aufgabe des Personalcontrollings ist der Abgleich zwischen Personalplanung und Personalkontrolle. Hierbei ist zu beachten, dass die Personalplanung mit den Teilplanungen anderer Funktionsbereiche und mit der Gesamtunternehmensplanung vereinbar ist. Die Koordination dieser Planungs- und Kontrollfunktion findet Anwendung in diesen Bereichen:

Das Hauptaugenmerk liegt auf den Mitarbeitern eines Unternehmens. Dabei wird nicht auf jeden einzelnen Mitarbeiter geschaut, sondern auf ganze Mitarbeitergruppen.

Typische Betätigungsfelder sind:

• Mitarbeiterzahlen

• Personalkostenplanung/-budgetierung

• Personalplanung

• Risikomanagement (z.B. Alterssturktur, Fluktuation, Nachfolgeplanung)

• Planstellen

• Pesonalbedarfsplanung

• Kosten und Kennzahlen von Personalprozessen

• etc.

Instrumente des Personalcontrolling

Als Basis des Personalcontrollings wird ein vollständiger Personaldatenbestand benötigt. Es reicht nicht aus, wenn bereits im Vorfeld Datenbestände zusammengetragen wurden. Mit Hilfe von Personalcontrolling kann man nicht nur aktuelle Personalstatistiken erfassen, es besteht auch die Möglichkeit, zukunftsorientiert zu planen. Dies ist vor allem für Unternehmen von großer Bedeutung. Wie genau und zuverlässig diese Daten sind, hängt zum einen von der Qualität, aber auch von der Eintrittswahrscheinlichkeit ab.

Dabei unterscheidet man zwischen folgenden Abgrenzungen:

• Ist-Daten: personalbasierende Daten (z.B. Personalkosten pro Mitarbeiter, etc.)

• Vorausschau-Daten: gelten als gesichert, da sie bereits im Personalsystem erfasst sind (z-B. Versetzungen etc.)

• Prognose-Daten: gelten als unsicher, da diese Art der Prognose nicht an bestimmte Personen gebunden ist und auf Trends beruht (z-B. erwartete Mutterschutz- und Elternzeiten, Krankheitsquote, etc.).

Mit Hilfe dieser Szenarien kann das Personalcontrolling eine wichtige Säule bei der Vorbereitung, Unterstützung und Durchführung von Veränderungen im Unternehmen sein.

Eine weitere Abgrenzung wird zwischen quantitativen und qualitativen Daten vorgenommen.

• Quantitative Daten: (einzeln oder gehäuft): z.B. Personalkosten

• Qualitative Daten: Werden z.B. durch Befragung von Mitarbeitern erhoben (z.B. Mitarbeiterzufriedenheit).

Ziele des Pesonalcontrolling

Das Personalcontrolling soll zur optimalen Wertschöpfung der Human-Resources (personengebunden Wissensbestandteile in den Köpfen der Mitarbeiter) beitragen sowie effiziente und effektive Entscheidungen des Personalmanagements vorbereiten. Außerdem soll es die Unternehmens- und Personalleitung in der Erreichung der jeweiligen Ziele unterstützen, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens sichern und steigern, die Personalarbeit in die Steuerung des Unternehmens integrieren und Transparenz im Personalbereich schaffen.

Was spricht für ein externes Personalcontrolling?

• die fehlende Personalkapazität in Ihrem eigenen Haus

• eine externe, unabhängige Sicht und Beurteilung 

• konkrete Vorschläge wie Sie was verbessern und optimieren können.

• Konkrete Unterstützung bei Veränderungsprozessen

Unternehmensplanung

Für kleine und mittlere Unternehmen

Jahresplanung

Sie können als Unternehmer/in aufgrund Ihrer Erfahrung kommende Entwicklungen gut einschätzen. Die Jahresplanung soll Ihre Einschätzungen auf der Basis der bisherigen Jahresabschlüsse und der aktuellen betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) in Zahlen umsetzen. Für neue Finanzierungen werden Ihre Bank oder Investoren eine solche Planung verlangen.

• Die Jahresabschlüsse und BWA werden überprüft

• Die Jahresabschlüsse und BWA werden ausgewertet und die für Ihr Unternehmen relevanten Kennzahlen und der Optimierungsbedarf ermittelt

• Ihre Einschätzungen und Ihr Unternehmensstrategie werden in einem persönlichen Gespräch abgefragt 

• Aus Ihren Einschätzungen, Ihrer Strategie, einem realistischen Optimierungspotenzial und der Fortschreibung der vorhandenen Zahlen wird die Planung erstellt

• Sie erhalten einen detaillierten Bericht, den wir in einem ausfühlichen Gespräch erläutern und die Planungsgrundlagen auch zur Vorlage bei Kreditinstituten. 

Mehrjahresplanung

Bei Bedarf erstellen wir eine Planung für die nächsten 3 bis 5 Jahre

Planung im Detail

Für das laufenden und das nächste Geschäftsjahr wird eine detaillierte Planung bei Bedarf einschließlich Liquiditätsplanung erstellt.

Planung von Alternativen 

Mehrere alternative Planungen für unterschiedliche Entwicklungen, Voraussetzungen und Szenarien können erstellt werden.

Controlling

Wir überprüfen auf Wunsch Ihre Planungen mit der tatsächlichen Entwicklung monatlich oder vierteljährlich. 

Ihr Nutzen

• Vorausschauende Planung Ihrer wirtschaftlichen Entwicklung

• Grundlage für Bankgespräche

• Rechtzeitiges Erkennen von Abweichungen gegenüber der Planung und die Möglichkeit steuernd einzugreifen.

Interim-Projektbetreuung

Sie befinden sich überraschend in einem Führungskräfte-Problem oder haben zeitlich befristeten Bedarf für einen Experten im Rahmen eines Projekts ?

Wir können Sie hierbei unterstützen.

Unternehmen wählen Interim-Management Lösungen aus verschiedenen Gründen, wenn

• gekündigt wurde, egal von wem und aus welchem Grund auch immer.

• eine längere Krankheit die Führungskraft außer Gefecht setzt.

• ein Gesellschafter ausscheidet.

• ein Unternehmen von Ihnen übernommen wird.

• Umstrukturierungen vorgenommen werden müssen, die Sie nicht selber durchsetzen möchten oder können.

• Unterstützung, Begleitung, Koordination und Coaching von zeitlich befristeten Sonderaufgaben und Projekten benötigt wird.

• Spitzen abgedeckt werden müssen.

• befristet neues Know-how und modernes Methodenwissen benötigt wird.

• und, und, und…

Senden Sie uns Ihre Anfrage und wir setzten uns umgehend mit Ihnen in Verbindung

Schwerpunkte in der Energiewirtschaft

Stadtwerke, Eigenbetriebe, Nahverkehrsbetriebe

• Organisationsberatung / Organisationsanalyse / Organisationsuntersuchung (Aufbau- und Ablauforganisation) 

• Geschäftsprozessoptimierung

• Prozessbegleitung

• Erstellung von Organisationsgrundlagen (z. B. Dienstanweisungen, Aufgabengliederung, Geschäftsverteilungsplan, Festlegung von Prozessabläufen)

• Erarbeitung von Konzepten zur Kostensenkung und Kostenoptimierung

• Erstellung von Stellenbeschreibungen (TVÖD, TV-V, etc.)

• Durchführung von Stellenbewertungen (TVÖD, TV-V, etc.)

• Interim-Projekte /-Projektbetreuung 

• Begleitung von Veränderungsprozessen / Change-Management 

• Personalcontrolling

 • Betriebsvereinbarungen

 • Coaching

Schwerpunkte in der Beratung von kleineren und mittleren Unternehmen

• Organisationsberatung / Organisationsanalyse / Organisationsuntersuchung (Aufbau- und Ablauforganisation) 

• Geschäftsprozessoptimierung

• Prozessbegleitung

• Erstellung von Organisationsgrundlagen (z.B. Dienstanweisungen, Aufgabengliederung, Geschäftsverteilungsplan, Festlegung von Prozessabläufen)

• Betriebswirtschaftliche Betreuung / Betriebswirtschaftliche Planung

• Erstellen von Businessplänen, -Exposees 

• Unternstützung bei Finanzierungskonzepten

• Erarbeitung von Konzepten zur Kostensenkung und -optimierung

• Erstellung von Stellenbeschreibungen 

• Interim-Projekte / -Projektbetreuung 

• Begleitung von Veränderungsprozessen / Change-Management 

• Personalcontrolling  

• Betriebsvereinbarungen

 • Coaching

Externes Controlling

Externer Datenschutz nach DSGVO/BDSG 

Datenschutz für kleinere und mittlere Unternehmen

Der Focus liegt auf Betrieben bis maximal 250 Beschäftigen. Größere Unternehmen nur auf Anfrage.

Die Übergangsfrist für die Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) endet am 25. Mai 2018, viele Unternehmen sind nicht ausreichend darauf vorbereitet.

Unternehmen müssen die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben nachvollziehber dokumentieren.

Wen im Unternehmen betrifft Datenschutz? Alle, mit unterschiedlichen Haftungsrisiken.

Externer Datenschutzbeauftragter

Die Benennung eines externen Datenschutzbauftragten ist für kleinere und mittlere Unternehmen oft die wirtschaftlichste Lösung. 

Wer die Höhe der möglichen Bußgelder, Schadenersatzforderungen und Abmahnung in Betracht zieht kommt schnell zu dem Schluss, der finanzielle Aufwand für Datenschutz ist sehr überschaubar.

Faktoren bei der Auswahl Ihrer Datenschutz Leistung

und Ihres Externen Datenschutz Beauftragten

Branche des Unternehmens

Je nach Branche Ihres Unternehmens sind unterschiedliche Datenschutzstandards zu erfüllen, gerade wenn Sie besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeiten.

Mitarbeiterzahl

Mit steigender Mitarbeiterzahl steigen proportional die Anforderungen an und der Aufwand für den Datenschutz und die Datensicherheit.

Make or buy

Wieviel Kapazität haben Sie im Unternehmen für Datenschutzbelange? Können und wollen Sie selbst im Falle einer Panne mit den Behörden kommunizieren? Brauchen Sie Unterstützung bei der Überprüfung oder Abschluss von Betriebsvereinbarungen? Ist die IT-Sicherheit in Ihrem Unternehmen auf dem erforderlichen Stand?

Online Datenschutzbeauftrager vs. vor Ort Präsenz

Der Datenschutz soll in Ihrem Unternehmen möglicht wenig Kräfte binden und nur so viel wie nötig bürokratischen Aufwand verursachen? Also so gut wie nötig und so kostengünstig wie möglich! Dann macht eine pragmatische Herangehensweise Sinn. Ein Datenschutz-Managementsystem in einem KMU neu entwickeln, ist wie das Rad neu erfinden. Es kostet unnötigerweise Geld und Personalresourcen. Es gibt bereits bewährte Online System, die mit geringem Anpasungsaufwand schon alles können, was Sie brauchen. Wir brauchen nichts zu entwickeln und können sofort loslegen. Das macht den Aufwand für Sie kalkulierbar. Ein interner Datenschutzkoordinator kann in weniger als einer Stunde mit dem System umgehen. Vor Ort Termine lassen sich durch Onlinebearbeitung, Telefon-, Videokonferenzen und Webinare oft vermeiden, in manchen Fällen sind sie weiterhin unerlässlich. Ideal ist deshalb eine Mischung aus beiden Möglichkeiten zu verlässlichen Kosten. Sie können die Beratungsstunden aus dem Monatspaketen auch vor Ort in Anspruch nehmen.

Wir bieten unterschiedliche Pakete zu überschaubaren und planbaren monatlichen Kosten informieren Sie sich:

Externer Datenschutz nach DSGVO/BDSG